Rok 2026 to moment przełomowy dla duńskiej biurokracji. Okresy przejściowe minęły. Nowa Ustawa o Księgowości (Ny Bogføringslov) weszła w fazę pełnego wdrożenia. Jeśli nadal trzymasz faktury w segregatorze, a Twoim „systemem księgowym” jest Excel, to z punktu widzenia prawa działasz nielegalnie. SKAT nie akceptuje już tłumaczeń „bo ja wolę papier”.
W podatkiwdanii.dk widzimy, że wielu polskich przedsiębiorców w Danii zlekceważyło ten temat. „Jakoś to będzie”. Niestety, w 2026 roku „jakoś” oznacza mandaty idące w dziesiątki tysięcy koron. Wyjaśnijmy, co dokładnie musisz mieć, by spać spokojnie.
Koniec ery papieru i Excela
Najważniejsza zmiana w 2026 roku: Każda firma (z pewnymi wyjątkami dla mikro-podmiotów o bardzo niskich obrotach, ale limit jest niski) musi prowadzić księgowość w certyfikowanym systemie cyfrowym. Co to oznacza w praktyce?
1. Zakaz „lokalnych” plików
Księgowość prowadzona w arkuszu Excel zapisanym na pulpicie Twojego laptopa nie spełnia wymogów. Dlaczego? Bo plik Excel można łatwo edytować wstecznie bez śladu. Nowe prawo wymaga ścieżki audytu (Digital Audit Trail). Każda zmiana, korekta czy usunięcie wpisu musi być zarejestrowana przez system (kto, kiedy i co zmienił).
2. Obowiązek przechowywania w chmurze (Cloud Storage)
Dokumenty (faktury kosztowe, paragony, faktury sprzedaży) muszą być przechowywane cyfrowo w bezpiecznym środowisku (kopie zapasowe). Jeśli masz fakturę papierową (np. paragon ze stacji benzynowej), musisz go niezwłocznie zeskanować lub sfotografować i wrzucić do systemu. W 2026 roku papierowy paragon jest tylko „nośnikiem tymczasowym”. Jeśli zgubisz papier, a masz skan w systemie – jest OK. Jeśli masz papier, a nie masz skanu – łamiesz prawo.
3. Certyfikowane systemy (Approved Systems)
Duński Urząd ds. Przedsiębiorczości (Erhvervsstyrelsen) opublikował listę zatwierdzonych systemów (np. Dinero, e-conomic, Billy). Jeśli używasz własnego, autorskiego oprogramowania, musisz udowodnić, że spełnia ono wyśrubowane normy bezpieczeństwa IT i RODO. Dla 99% firm jedynym sensownym wyjściem jest wykupienie subskrypcji w gotowym systemie SaaS.
Kogo dotyczą zmiany w 2026 roku?
Początkowo wymóg dotyczył tylko spółek kapitałowych (ApS, A/S). Jednak w 2026 roku obowiązek ten obejmuje już także jednoosobowe działalności gospodarcze (Enkeltmandsvirksomhed), których obrót przekracza 300.000 DKK rocznie (przez dwa kolejne lata). Biorąc pod uwagę, że 300.000 DKK to relatywnie niski próg (ok. 25.000 DKK miesięcznie), większość aktywnych zawodowo firm musi być cyfrowa.
E-Faktury (e-Fakturering)
Kolejnym krokiem, który w 2026 roku staje się standardem (szczególnie w B2B i kontaktach z administracją), jest e-faktura w formacie OIOUBL / Peppol. Wysyłanie faktury jako „zwykły PDF” mailem powoli odchodzi do lamusa. Systemy księgowe pozwalają wysłać fakturę tak, że wpada ona bezpośrednio do systemu księgowego kontrahenta. To przyspiesza płatności i eliminuje błędy przy przepisywaniu danych.
Co grozi za brak cyfryzacji?
Erhvervsstyrelsen w 2026 roku prowadzi wyrywkowe kontrole. Kary są dotkliwe: * Grzywny za brak cyfrowej kopii dokumentacji. * W skrajnych przypadkach (brak możliwości odtworzenia historii transakcji) – szacunkowe naliczenie podatku przez SKAT (zawsze na niekorzyść podatnika) i zarzuty karne za nierzetelne prowadzenie ksiąg.
W AJ Økonomi Og Regnskab nie przyjmujemy już reklamówek z paragonami. Każdy nasz klient otrzymuje dostęp do aplikacji mobilnej, gdzie robi zdjęcie faktury w 5 sekund. To nie tylko wymóg prawny – to wygoda. W razie kontroli SKAT, wygenerowanie pliku SAF-T (Standard Audit File for Tax) zajmuje nam 3 minuty, co zazwyczaj kończy kontrolę zanim się na dobre zacznie.
