Zakończenie współpracy z klientem: Podatki i faktura końcowa

Każdy projekt ma swój koniec. Niezależnie od tego, czy budowa została odebrana, czy kontrakt IT wygasł, ostatni etap współpracy wiąże się ze specyficznymi obowiązkami podatkowymi. Jak wystawić fakturę końcową (Slutfaktura) w 2026 roku, aby uniknąć sporów?

W podatkiwdanii.dk często doradzamy w sytuacjach spornych, gdzie klient nie chce zapłacić ostatniej transzy, a przedsiębiorca już odprowadził od niej VAT. Prawidłowe udokumentowanie zakończenia prac jest Twoją tarczą.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Zgodnie z duńską ustawą o VAT, obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi. Przy usługach ciągłych lub budowlanych, momentem tym jest zazwyczaj data odbioru końcowego (Afleveringsforretning). Fakturę końcową powinieneś wystawić niezwłocznie po tym zdarzeniu.

Co z „pracami w toku” (Igangværende arbejder)? Jeśli rok podatkowy kończy się w trakcie trwania projektu, musisz wycenić stopień zaawansowania prac i uwzględnić to w swoim przychodzie, nawet jeśli nie wystawiłeś jeszcze faktury! To zaawansowana księgowość, w której specjalizuje się AJ Økonomi Og Regnskab. Pominięcie tego kroku może być uznane za zaniżanie dochodu.

Zwrot kaucji gwarancyjnej (Garantisum)

W branży budowlanej często zatrzymuje się część wynagrodzenia jako kaucję gwarancyjną (np. 5% na 1 rok lub 5 lat). Jak to opodatkować? Fakturujesz pełną kwotę (z VAT) w momencie zakończenia prac. Kaucja jest tylko formą zabezpieczenia płatności, a nie pomniejszeniem przychodu. Podatek dochodowy i VAT płacisz od całości już teraz, mimo że gotówkę otrzymasz za rok.

Rozliczenie zaliczek (Aconto)

Faktura końcowa musi precyzyjnie rozliczać wszystkie wcześniejsze zaliczki (Aconto begæring). Powinna pokazywać całkowitą wartość kontraktu, odjąć wpłacone już kwoty i pokazać „resztę do zapłaty”. Błędy w matematyce na tym etapie to zmora księgowych.

• Specyfikacja: Dołącz szczegółowy protokół odbioru.

• Kredytowanie: Jeśli klient kwestionuje jakość i musisz obniżyć cenę, wystaw notę kredytową (Kreditnota), a nie „poprawiaj” starej faktury.

Zakończenie współpracy to czas na porządki. Upewnij się, że wszystkie formalności są dopięte na ostatni guzik. Jeśli masz problem z klientem, który unika odbioru prac, skontaktuj się z AJ Økonomi Og Regnskab – podpowiemy, jak zabezpieczyć się podatkowo w takiej sytuacji.