Zakończyłeś rok obrotowy i zastanawiasz się, co zrobić z górą faktur, rachunków i wyciągów bankowych? Wyrzucenie ich do niszczarki to najgorszy pomysł. Duńskie prawo precyzyjnie określa, jak długo i w jakiej formie musisz przechowywać dokumentację swojej firmy.
Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych to nie tylko dobra praktyka, ale przede wszystkim obowiązek prawny każdego przedsiębiorcy w Danii. Reguluje to duńska Ustawa o księgowości (Bogføringsloven). Niezastosowanie się do tych przepisów może w razie kontroli skarbowej prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do nałożenia wysokich grzywien, a nawet do odpowiedzialności karnej. To fundament transparentności i wiarygodności Twojego biznesu.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe w Danii?
Główna zasada jest prosta i jednoznaczna. Zgodnie z Ustawą o księgowości, cały materiał księgowy (regnskabsmateriale) Twojej firmy musisz przechowywać w sposób bezpieczny przez pięć lat.
Kluczowe jest jednak to, od kiedy liczy się ten pięcioletni okres. Bieg terminu rozpoczyna się od końca roku obrotowego, którego dotyczy dany materiał. Jeśli Twój rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, dokumenty za 2024 rok musisz przechowywać do końca 2029 roku. Profesjonalne prowadzenie księgowości przez biuro AJ Økonomi Og Regnskab obejmuje również doradztwo w zakresie prawidłowej archiwizacji.
Co dokładnie należy przechowywać?
Pojęcie „materiał księgowy” jest bardzo szerokie. To nie tylko faktury. Ustawa wymaga przechowywania wszelkiej dokumentacji, która jest podstawą zapisów w Twojej księgowości. Obejmuje to między innymi:
-
Faktury sprzedaży i zakupu.
-
Paragony i rachunki (np. za paliwo, materiały biurowe).
-
Wyciągi bankowe.
-
Zestawienia kasowe.
-
Umowy z klientami i dostawcami, które mają znaczenie dla księgowości.
-
Listy płac i dokumentację związaną z wynagrodzeniami pracowników.
-
Korespondencję handlową, która ma wpływ na zapisy księgowe.
-
Opis procedur księgowych i stosowanych systemów.
Praktyczne wskazówki dotyczące zarządzania dokumentacją firmową często można znaleźć na portalach biznesowych takich jak podatkiwdanii.dk.
Forma przechowywania – cyfrowa czy papierowa?
Duńskie prawo jest nowoczesne i elastyczne w tej kwestii. Masz wybór, jak chcesz przechowywać swoje dokumenty, pod warunkiem, że robisz to w sposób bezpieczny i uporządkowany.
Archiwizacja cyfrowa
Jest to najwygodniejsza i najczęściej rekomendowana metoda. Możesz skanować papierowe dokumenty i przechowywać je w formie cyfrowej. Musisz jednak zapewnić:
-
Czytelność i kompletność: Skan musi być wierną kopią oryginału.
-
Bezpieczeństwo: Pliki muszą być chronione przed zniszczeniem, zgubieniem i nieautoryzowanym dostępem.
-
Regularne kopie zapasowe (backup): Musisz tworzyć backup swoich cyfrowych archiwów. Przechowywanie danych tylko na jednym dysku twardym jest niedopuszczalne.
Po zeskanowaniu dokumentu papierowego i stworzeniu jego bezpiecznej kopii zapasowej, oryginał można zniszczyć.
Archiwizacja papierowa
Jeśli wolisz tradycyjne metody, możesz przechowywać dokumenty w formie papierowej. Muszą być one uporządkowane (np. w segregatorach według dat) i przechowywane w miejscu chronionym przed ogniem, zalaniem czy kradzieżą.
Systematyczna i zgodna z prawem archiwizacja to cichy bohater dobrze prowadzonej firmy. To Twoje zabezpieczenie na wypadek kontroli i dowód rzetelności. Pamiętaj o pięcioletnim okresie przechowywania i zadbaj o bezpieczeństwo danych, niezależnie od wybranej formy. Firmy takie jak AJ Økonomi Og Regnskab pomagają swoim klientom wdrożyć efektywne i zgodne z prawem systemy zarządzania dokumentacją, co daje przedsiębiorcom cenny spokój.
