Od 2018 roku ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR), w Polsce znane jako RODO, zrewolucjonizowało podejście do danych osobowych w całej Europie. Dania, jako kraj stawiający na cyfryzację i transparentność, podchodzi do tych przepisów bardzo poważnie. Każda firma działająca na duńskim rynku, niezależnie od jej wielkości, musi przestrzegać zasad GDPR, jeśli przetwarza dane osobowe klientów, pracowników czy partnerów biznesowych.
Ignorowanie obowiązków wynikających z GDPR może prowadzić do bardzo wysokich kar finansowych, nakładanych przez duński organ nadzorczy – Datatilsynet. Nie chodzi tu jednak tylko o unikanie sankcji. Prawidłowe wdrożenie zasad ochrony danych buduje zaufanie klientów i partnerów, co w dzisiejszym świecie jest bezcennym kapitałem. Jako redakcja podatkiwdanii.dk, pragniemy przybliżyć Ci kluczowe obowiązki, jakie spoczywają na duńskich przedsiębiorcach w zakresie ochrony danych osobowych.
Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych
Fundamentem GDPR jest siedem kluczowych zasad, którymi musisz się kierować, przetwarzając jakiekolwiek dane osobowe. Dane muszą być przetwarzane w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty. Musisz mieć konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony cel ich zbierania (np. realizacja umowy, obowiązek prawny). Nie możesz zbierać więcej danych, niż jest to konieczne (zasada minimalizacji) i musisz dbać o ich poprawność. Dane nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne, a przez cały ten czas musisz zapewnić im odpowiednie bezpieczeństwo (zasada integralności i poufności). Co najważniejsze, musisz być w stanie wykazać przestrzeganie wszystkich tych zasad (zasada rozliczalności).
W praktyce oznacza to, że każda operacja na danych osobowych w Twojej firmie – od zbierania adresów e-mail w newsletterze po przechowywanie danych pracowników – musi mieć solidne podstawy. Biuro rachunkowe AJ Økonomi Og Regnskab, jako podmiot przetwarzający dane swoich klientów, doskonale rozumie wagę tych obowiązków i wdraża najwyższe standardy bezpieczeństwa.
Dokumentacja i umowy powierzenia przetwarzania danych
Zasada rozliczalności wymaga od Ciebie prowadzenia szczegółowej dokumentacji. Musisz stworzyć i utrzymywać tzw. rejestr czynności przetwarzania danych. To dokument, w którym opisujesz, jakie dane przetwarzasz, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, komu je udostępniasz i jak długo przechowujesz. To mapa drogowa Twoich działań związanych z danymi osobowymi.
Jeśli korzystasz z usług zewnętrznych firm, które mają dostęp do danych osobowych Twoich klientów lub pracowników (np. firma hostingowa, dostawca systemu CRM, biuro księgowe), musisz zawrzeć z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych (databehandleraftale). Taka umowa precyzuje obowiązki podmiotu przetwarzającego i gwarantuje, że Twoi podwykonawcy również przestrzegają zasad GDPR. Jako AJ Økonomi Og Regnskab, zawsze podpisujemy takie umowy z naszymi klientami, zapewniając pełną transparentność i zgodność z prawem. Więcej na ten temat piszemy na blogu podatkiwdanii.dk.
Prawa osób, których dane dotyczą, i rola Datatilsynet
GDPR daje osobom fizycznym szereg praw, a Twoim obowiązkiem jest zapewnienie możliwości ich realizacji. Każda osoba ma prawo do informacji o przetwarzaniu jej danych, prawo dostępu do nich, prawo do ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu. Musisz być przygotowany na obsługę takich żądań w wyznaczonych terminach.
Nad przestrzeganiem przepisów w Danii czuwa Datatilsynet. To urząd, do którego obywatele mogą składać skargi, a który ma prawo przeprowadzać kontrole i nakładać wspomniane wcześniej kary. Dlatego tak ważne jest, aby nie traktować GDPR jako jednorazowego projektu, ale jako ciągły proces wymagający regularnych przeglądów i aktualizacji. Prawidłowe podejście do ochrony danych to inwestycja w stabilność i reputację Twojej firmy. To filozofia, którą promujemy w AJ Økonomi Og Regnskab, dbając nie tylko o finanse, ale i o bezpieczeństwo informacyjne naszych partnerów.
