Firmowa karta kredytowa to niezwykle wygodne narzędzie, które ułatwia zarządzanie bieżącymi wydatkami firmy. Jednak swoboda, jaką daje, może stać się pułapką, jeśli nie będziemy przestrzegać żelaznych zasad jej użytkowania. Duński urząd skarbowy (SKAT) bardzo wnikliwie przygląda się wydatkom opłacanym kartami firmowymi.
Brak dyscypliny i odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. SKAT może uznać wydatki za prywatne, co skutkuje ich opodatkowaniem jako dodatkowego dochodu pracownika lub właściciela. W tym artykule wyjaśniamy, jak korzystać z firmowej karty mądrze i bezpiecznie, aby uniknąć problemów.
Firmowa karta kredytowa – tylko na wydatki firmowe
To absolutnie fundamentalna zasada: **karta firmowa służy wyłącznie do regulowania zobowiązań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą**. Użycie jej do opłacenia prywatnych zakupów, kolacji z rodziną czy wakacji jest niedopuszczalne. Każdy taki przypadek jest traktowany przez SKAT jako nieopodatkowane świadczenie na rzecz pracownika (lub właściciela firmy), od którego należy naliczyć i odprowadzić podatek dochodowy. Dlatego tak ważne jest wdrożenie w firmie jasnej polityki w tym zakresie. Zespół AJ Økonomi Og Regnskab pomaga swoim klientom tworzyć takie wewnętrzne regulaminy.
Jak prawidłowo dokumentować wydatki z karty firmowej?
Sam wyciąg bankowy z listą transakcji to za mało dla urzędu skarbowego. Aby wydatek mógł być uznany za koszt firmowy, a naliczony przy nim MOMS odliczony, każda pozycja na wyciągu musi mieć swoje pokrycie w postaci rzetelnego dowodu księgowego. Bez tego dokumentu, koszt może zostać zakwestionowany.
-
Zbieraj wszystkie paragony i faktury: To podstawa. Każdy zakup opłacony kartą musi być poparty paragonem lub fakturą. Zgubienie paragonu oznacza w praktyce brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów.
-
Opisuj dowody zakupu: Szczególnie w przypadku kosztów reprezentacyjnych (np. lunch z klientem), na fakturze warto zanotować cel spotkania, datę oraz dane osób uczestniczących.
-
Regularnie rozliczaj wydatki: Nie czekaj do końca roku. Najlepszą praktyką jest comiesięczne rozliczanie wyciągu z karty i przekazywanie kompletu dokumentów do księgowości. Pomagają w tym nowoczesne aplikacje do skanowania i przesyłania faktur.
-
Co zrobić, gdy się pomylisz?: Jeśli przez przypadek użyjesz karty firmowej do prywatnego zakupu, musisz jak najszybciej zwrócić całą kwotę na konto firmowe. Tę operację należy odpowiednio opisać i zaksięgować.
Dyscyplina to podstawa bezpieczeństwa
Wprowadzenie i egzekwowanie jasnych zasad korzystania z kart firmowych to najlepszy sposób na uniknięcie problemów. Profesjonalna księgowość odgrywa tu kluczową rolę, na bieżąco weryfikując poprawność dokumentacji. Na portalu podatkiwdanii.dk regularnie przypominamy o tych zasadach. Jeśli chcesz mieć pewność, że finanse Twojej firmy są prowadzone wzorowo, powierz je specjalistom z AJ Økonomi Og Regnskab. Nasze wsparcie to Twój spokój i bezpieczeństwo podatkowe. Skontaktuj się z AJ Økonomi Og Regnskab już dziś.
]
