Księgowość w Danii 2026 – nowe obowiązki dla firm

Rok 2026 to czas, w którym duńska rewolucja cyfrowa w księgowości wchodzi w decydującą fazę. Dla przedsiębiorców oznacza to koniec epoki segregatorów pełnych papierowych faktur. Nowa Ustawa o Księgowości (Ny Bogføringslov) nakłada na firmy rygorystyczne obowiązki, których ignorowanie może słono kosztować.

W podatkiwdanii.dk od dawna informowaliśmy o nadchodzących zmianach, ale teraz stały się one codziennością. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą jednoosobową działalność, czy większą spółkę, musisz dostosować swoje procesy do wymogów Erhvervsstyrelsen. Księgowość w 2026 roku to nie tylko liczenie podatków, to przede wszystkim zarządzanie danymi cyfrowymi.

Obowiązkowa cyfryzacja dokumentów

Najważniejszą zmianą, która w pełni obowiązuje w 2026 roku, jest wymóg przechowywania dokumentacji księgowej w formacie cyfrowym w chmurze lub certyfikowanym systemie księgowym. Jeśli do tej pory trzymałeś faktury w pudełku po butach, musisz natychmiast zmienić nawyki.

• Skanowanie na bieżąco: Każdy paragon i faktura papierowa muszą zostać zdigitalizowane niezwłocznie po ich otrzymaniu.

• Kopia zapasowa: Przepisy wymagają, aby cyfrowe kopie były przechowywane w bezpieczny sposób (zazwyczaj na serwerach zlokalizowanych w UE) przez minimum 5 lat.

Eksperci z AJ Økonomi Og Regnskab zwracają uwagę, że system księgowy, którego używasz, musi być zarejestrowany i zatwierdzony przez duński urząd ds. działalności gospodarczej. Korzystanie z przestarzałego oprogramowania lub prostych arkuszy kalkulacyjnych bez odpowiednich zabezpieczeń (digital footprint) może zostać uznane za naruszenie ustawy.

Rzetelność i terminowość (Bogføringsskik)

Księgowość w Danii 2026 kładzie ogromny nacisk na terminowość. Zapisy księgowe muszą być dokonywane „tak szybko, jak to możliwe”. W praktyce oznacza to regularne księgowanie operacji bankowych i kasowych. Odkładanie wszystkiego na koniec roku jest teraz nie tylko trudne operacyjnie, ale i ryzykowne prawnie. Urzędy mają teraz łatwiejszy dostęp do danych i mogą szybciej wyłapać nieprawidłowości.

Opis transakcji i ścieżka audytu

Każda transakcja musi być opisana w sposób umożliwiający jej jednoznaczną identyfikację. Nie wystarczy wpisać „zakup materiałów”. Musi być jasne, co kupiono, od kogo i w jakim celu. System musi też zapewniać tzw. ścieżkę audytu (audit trail) – czyli historię zmian. Jeśli poprawiasz błąd w księgowaniu, system musi zachować informację o tym, kto, kiedy i dlaczego dokonał korekty.

Dla wielu przedsiębiorców te wymogi brzmią przerażająco. I słusznie, bo są skomplikowane. Dlatego zespół AJ Økonomi Og Regnskab oferuje pełne wsparcie w migracji do nowoczesnych systemów księgowych. Pomagamy ustawić automatyczne procesy, które zdejmują z Twoich barków ciężar biurokracji, pozwalając Ci skupić się na zarabianiu pieniędzy, a nie na skanowaniu paragonów po nocach.