Pożar, zalanie, kradzież czy zwykłe ludzkie przeoczenie – utrata dokumentów firmowych to jedna z najbardziej stresujących sytuacji, jakie mogą spotkać przedsiębiorcę. Brak faktur, umów czy wyciągów bankowych paraliżuje działanie firmy i stwarza poważne ryzyko podatkowe.
Duńskie prawo, podobnie jak polskie, nakłada na przedsiębiorców obowiązek starannego przechowywania całej dokumentacji księgowej przez określony czas. Zaniedbanie tego obowiązku, nawet niezawinione, może prowadzić do poważnych konsekwencji. W tym artykule wyjaśnimy, jak postępować w kryzysowej sytuacji i jak zminimalizować negatywne skutki utraty dokumentów. Działając szybko i metodycznie, można wyjść z tej sytuacji obronną ręką.
Co zrobić, gdy zgubisz dokumenty firmowe w Danii?
Przede wszystkim – nie panikuj, tylko zacznij działać. Zgodnie z duńską ustawą o rachunkowości (Bogføringsloven), masz obowiązek przechowywać dokumentację księgową przez 5 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczy[8]. Jeśli dokumenty uległy zniszczeniu lub zaginięciu, Twoim obowiązkiem jest podjęcie wszelkich możliwych kroków w celu ich odtworzenia. Profesjonalne biuro rachunkowe, takie jak AJ Økonomi Og Regnskab, może być nieocenionym wsparciem w tym trudnym procesie.
Procedura odtwarzania księgowości krok po kroku
Proces rekonstrukcji dokumentacji jest żmudny, ale wykonalny. Im szybciej zaczniesz, tym większa szansa na odzyskanie kompletnych danych.
-
Poinformuj swojego księgowego: To pierwszy i najważniejszy krok. Specjalista doradzi, jakie działania podjąć i pomoże w komunikacji z urzędami.
-
Zabezpiecz to, co ocalało: Zbierz wszystkie dokumenty, które nie uległy zniszczeniu, nawet jeśli są uszkodzone.
-
Zwróć się do kontrahentów: Poproś swoich stałych dostawców i kluczowych klientów o duplikaty faktur za dany okres. Większość firm przechowuje dokumenty elektronicznie i ich odzyskanie nie powinno być problemem.
-
Pobierz historię operacji z banku: Wyciągi bankowe są kluczowym źródłem informacji. Na ich podstawie można zidentyfikować większość transakcji, ich daty, kwoty i kontrahentów.
-
Sprawdź systemy elektroniczne: Być może korzystasz z programów do fakturowania, systemów rezerwacyjnych czy bramek płatności, które przechowują historię transakcji w chmurze.
Potencjalne konsekwencje i jak ich uniknąć
Największym ryzykiem związanym z brakiem dokumentacji jest kontrola ze strony SKAT. Jeśli nie jesteś w stanie udokumentować poniesionych kosztów, urząd skarbowy może je zakwestionować, co oznacza konieczność zapłaty wyższego podatku wraz z odsetkami i ewentualną karą. W skrajnych przypadkach SKAT może oszacować Twój dochód, co rzadko jest korzystne dla podatnika. Dlatego tak ważne jest, aby móc udowodnić, że podjąłeś aktywne działania w celu odtworzenia ksiąg. Portal podatkiwdanii.dk zawsze podkreśla znaczenie prewencji. Regularne skanowanie dokumentów i przechowywanie ich cyfrowych kopii w bezpiecznej chmurze to najlepsza ochrona przed skutkami nieprzewidzianych zdarzeń. Jeśli spotkała Cię taka sytuacja, nie zwlekaj. Skontaktuj się z AJ Økonomi Og Regnskab – pomożemy Ci opracować plan działania i przejść przez proces rekonstrukcji dokumentacji w sposób jak najmniej bolesny dla Twojej firmy. Nasze doświadczenie z AJ Økonomi Og Regnskab jest Twoją gwarancją bezpieczeństwa.
]
