Budowanie i podtrzymywanie relacji biznesowych to fundament każdej dobrze prosperującej firmy. Lunch z kluczowym klientem, upominek dla partnera czy organizacja spotkania branżowego – to wszystko wydatki, które przedsiębiorcy ponoszą w celu rozwoju swojej działalności. Naturalnym pytaniem jest więc: czy te koszty można w całości odliczyć od podatku? W Danii odpowiedź brzmi: to zależy, a zasady są dość restrykcyjne.
Duński urząd skarbowy (SKAT) bardzo precyzyjnie rozróżnia wydatki na reprezentację od kosztów reklamy czy bieżącej działalności. Pomyłka w klasyfikacji może prowadzić do zakwestionowania kosztów podczas kontroli i konieczności zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien znać podstawowe reguły gry. W tym poradniku, przygotowanym przez redakcję podatkiwdanii.dk, wyjaśniamy, kiedy i w jakiej części możesz odliczyć wydatki na spotkania z partnerami.
Reprezentacja vs. Reklama – kluczowe rozróżnienie
Aby zrozumieć zasady odliczeń, trzeba najpierw pojąć, jak SKAT definiuje poszczególne kategorie kosztów. To rozróżnienie jest absolutnie kluczowe.
-
Koszty reklamy: To wydatki skierowane do szerokiego, anonimowego grona potencjalnych klientów. Ich celem jest promocja marki i produktów w ogóle. Przykłady to reklama w internecie, ulotki, gadżety z logo rozdawane na targach. Koszty te co do zasady podlegają odliczeniu w 100%.
-
Koszty reprezentacji: To wydatki o charakterze komercyjnej gościnności, skierowane do konkretnych, imiennie określonych partnerów biznesowych (obecnych lub przyszłych). Ich celem jest nawiązanie lub utrzymanie konkretnej relacji biznesowej. Przykłady to lunch biznesowy, bilety na wydarzenie kulturalne dla klienta, upominki. Te koszty podlegają ograniczonemu odliczeniu.
Prawidłowa klasyfikacja wydatków to jedno z zadań, w którym pomaga profesjonalna księgowość. Zespół AJ Økonomi Og Regnskab dba o to, by koszty w firmach klientów były księgowane zgodnie z przepisami, minimalizując ryzyko podatkowe.
Zasada 25% – ile faktycznie można odliczyć?
Główna zasada dotycząca kosztów reprezentacji w Danii jest prosta: od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym możesz odliczyć jedynie 25% wartości netto poniesionego wydatku. Jeśli zaprosiłeś klienta na lunch, który kosztował 1000 DKK, to do kosztów uzyskania przychodu możesz zaliczyć tylko 250 DKK. Pozostałe 750 DKK jest Twoim kosztem niepodatkowym.
Ta sama zasada dotyczy prezentów dla partnerów biznesowych, kosztów organizacji przyjęć czy jubileuszy firmowych, na które zaproszeni są zewnętrzni goście. Warto o tym pamiętać, planując budżet na działania wizerunkowe i relacyjne. Śledzenie aktualnych interpretacji przepisów na portalu podatkiwdanii.dk może pomóc w uniknięciu błędów.
A co z podatkiem VAT (MOMS)?
Jeśli chodzi o podatek VAT od kosztów reprezentacji, przepisy są jeszcze surowsze. Co do zasady, od wydatków na posiłki (w restauracjach), zakwaterowanie (hotele) czy rozrywkę dla partnerów biznesowych nie można odliczyć podatku VAT. Istnieją bardzo nieliczne wyjątki, na przykład dotyczące posiłków serwowanych gościom we własnej kantynie firmowej. Dlatego planując wydatki, należy założyć, że VAT od kosztów reprezentacyjnych będzie stanowił dla firmy ostateczny koszt. Prawidłowe rozliczanie VAT to skomplikowana dziedzina, w której wsparcie ekspertów z AJ Økonomi Og Regnskab jest często niezbędne. Pamiętaj również, że każdy wydatek musi być solidnie udokumentowany – sama faktura nie wystarczy. Warto na odwrocie opisać cel spotkania oraz wymienić jego uczestników.
