Podróże służbowe to codzienność w wielu duńskich firmach. Niestety, ich rozliczanie to także pole minowe, na którym łatwo o kosztowne błędy. Nieprawidłowe naliczenie diet, błędna kilometrówka czy brak odpowiedniej dokumentacji mogą prowadzić do zakwestionowania kosztów przez SKAT i konieczności zapłaty dodatkowego podatku.
Zarówno pracownicy, jak i działy księgowości często popełniają te same pomyłki, wynikające z nieznajomości lub błędnej interpretacji przepisów. Aby pomóc Ci uniknąć problemów, przygotowaliśmy listę najczęstszych błędów w rozliczaniu delegacji w Danii. Dbałość o szczegóły w tym obszarze świadczy o profesjonalizmie firmy.
Błędy, na które musisz uważać przy rozliczaniu delegacji
Prawidłowe rozliczenie podróży służbowej wymaga precyzji i znajomości aktualnych stawek oraz zasad. Regularne szkolenia dla pracowników i wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego, takiego jak AJ Økonomi Og Regnskab, to najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo podatkowe firmy.
1. Przekraczanie stawek wolnych od podatku
-
Diety (Diæter): SKAT co roku określa maksymalne stawki diet na wyżywienie i zakwaterowanie, które pracodawca może wypłacić pracownikowi bez podatku. Wypłacenie wyższej kwoty (bez potrącenia podatku) jest błędem. Nadwyżka ponad oficjalną stawkę musi być opodatkowana jak zwykłe wynagrodzenie.
-
Kilometrówka (Kørselsgodtgørelse): Podobnie jest z kilometrówką za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Istnieją oficjalne, nieopodatkowane stawki za kilometr. Wypłata wyższej stawki bez opodatkowania nadwyżki jest niezgodna z prawem.
2. Nieprawidłowe dokumentowanie kosztów
-
Brak faktur i rachunków: Jeśli firma zwraca pracownikowi faktycznie poniesione koszty (zamiast wypłacać diety), każdy wydatek musi być udokumentowany oryginalną fakturą lub paragonem. Popularne „rozliczenie na podstawie oświadczenia” nie jest akceptowane przez SKAT.
-
Niewłaściwa treść dokumentu: Faktura za hotel czy posiłek musi być wystawiona na firmę i zawierać jej dane, w tym numer CVR, aby można było odliczyć VAT.
3. Błędne naliczanie diet
-
Nieredukowanie diety o zapewnione posiłki: Jeśli pracodawca, hotel lub kontrahent zapewnił pracownikowi posiłek (śniadanie, lunch, kolację), nieopodatkowana dieta musi zostać odpowiednio zredukowana o określoną procentowo wartość. To jeden z najczęstszych błędów.
-
Błędne określenie czasu trwania podróży: Dieta przysługuje tylko za podróże trwające co najmniej 24 godziny. Naliczenie pełnej diety za krótszy wyjazd jest błędem.
4. Mieszanie wydatków prywatnych i służbowych
Koszty poniesione podczas podróży służbowej, które mają ewidentnie prywatny charakter (np. bilety do kina, zakupy w sklepach, minibar w hotelu), nie mogą być zaliczone w koszty firmy. Próba „wrzucenia w koszty” prywatnych wydatków jest poważnym naruszeniem. Warto śledzić poradniki na ten temat na portalach takich jak podatkiwdanii.dk.
Staranne i zgodne z przepisami rozliczanie podróży służbowych to ważny element ładu finansowego w firmie. Wdrożenie jasnej polityki podróży, regularne sprawdzanie aktualnych stawek i dbałość o dokumentację to klucz do uniknięcia problemów. Profesjonalna obsługa księgowa z AJ Økonomi Og Regnskab zdejmuje ten ciężar z barków przedsiębiorcy, gwarantując zgodność z wymogami SKAT.
