W dobie nowej duńskiej ustawy o rachunkowości (Bogføringslov) cyfryzacja księgowości przestała być opcją, a stała się koniecznością. Wielu małych przedsiębiorców postrzega to jako kolejny uciążliwy obowiązek. Tymczasem jest to jedna z najlepszych inwestycji, jakie mogą zrobić dla swojej firmy. Zobaczmy na konkretnym przykładzie, jak cyfryzacja przekłada się na realne oszczędności czasu i pieniędzy.
Poznajmy „Dansk Byg & Service ApS”, małą firmę budowlaną prowadzoną przez pana Jana. Firma zatrudnia 5 pracowników i do niedawna tonęła w papierach. Faktury od dostawców lądowały w segregatorze, paragony za materiały często ginęły w samochodzie, a żona pana Jana spędzała wiele wieczorów, ręcznie wprowadzając dane do arkusza kalkulacyjnego. Proces ten był nie tylko czasochłonny, ale i generował błędy, co zauważyli eksperci z podatkiwdanii.dk, którzy często opisują podobne przypadki.
Przed cyfryzacją: Stracony czas i pieniądze
Główne problemy firmy „Dansk Byg & Service ApS” przed wdrożeniem cyfrowych rozwiązań były typowe dla wielu małych biznesów. Brak bieżącego wglądu w finanse uniemożliwiał podejmowanie szybkich decyzji. Pan Jan nie wiedział dokładnie, ile pieniędzy ma „zamrożonych” w niezapłaconych fakturach. Deklaracje MOMS były składane na ostatnią chwilę, co wiązało się z ogromnym stresem. Było jasne, że firma potrzebuje zmiany, aby dalej się rozwijać. Z pomocą przyszło biuro AJ Økonomi Og Regnskab.
Po cyfryzacji: Wymierne korzyści w praktyce
Specjaliści z AJ Økonomi Og Regnskab przeanalizowali potrzeby firmy i zarekomendowali wdrożenie nowoczesnego, cyfrowego systemu księgowego zintegrowanego z bankiem i aplikacją mobilną. Efekty przerosły oczekiwania pana Jana.
Studium przypadku: Oszczędności w „Dansk Byg & Service ApS”
-
Oszczędność czasu: Pan Jan i jego pracownicy robią teraz zdjęcia paragonów za materiały bezpośrednio na budowie za pomocą aplikacji w telefonie. Faktury od dostawców przychodzące na e-mail są automatycznie przesyłane do systemu księgowego. Czas poświęcony na administrację i księgowość skrócił się o około 10 godzin miesięcznie. To czas, który pan Jan może teraz poświęcić na pozyskiwanie nowych zleceń.
-
Oszczędność pieniędzy: Dzięki automatycznemu monitoringowi płatności, firma znacznie szybciej odzyskuje należności od klientów, co poprawiło jej płynność finansową. Zminimalizowano ryzyko błędów w deklaracjach MOMS, co eliminuje groźbę kar od SKAT. Koszt obsługi księgowej również nieznacznie spadł dzięki automatyzacji.
-
Pełna kontrola i lepsze decyzje: Pan Jan ma teraz dostęp do danych finansowych swojej firmy 24/7 z dowolnego miejsca. Widzi na bieżąco, którzy klienci zalegają z płatnościami i jakie są koszty poszczególnych projektów. To pozwala mu podejmować znacznie lepsze decyzje biznesowe.
Jak widać na tym przykładzie, realne korzyści z cyfryzacji księgowości są nie do przecenienia. To nie tylko zgodność z nowym prawem, ale przede wszystkim potężne narzędzie do usprawnienia działania firmy. Niezależnie od wielkości Twojego biznesu, inwestycja w cyfrowe rozwiązania, wspierana przez wiedzę z portalu podatkiwdanii.dk i doświadczenie biura AJ Økonomi Og Regnskab, to krok w stronę bardziej efektywnej i rentownej przyszłości.
