Każdy przedsiębiorca w Danii wie, że podstawą rozliczeń i odliczeń podatkowych jest solidna dokumentacja. Faktura VAT (momsfaktura) to złoty standard i najpewniejszy dowód poniesienia kosztu. Ale co w sytuacji, gdy faktury nie otrzymaliśmy, zgubiliśmy ją, albo transakcja została udokumentowana w inny sposób? Czy to oznacza, że musimy pożegnać się z możliwością zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu? Niekoniecznie.
Duńskie prawo księgowe, w tym nowa ustawa `Bogføringsloven`, jest w tej kwestii pragmatyczne. Chociaż faktura jest dokumentem preferowanym, dopuszcza się również inne formy dokumentowania wydatków, pod warunkiem, że spełniają one określone wymogi i w sposób wiarygodny potwierdzają zaistnienie transakcji. Pamiętaj jednak, że ciężar dowodu zawsze spoczywa na Tobie jako przedsiębiorcy. W razie kontroli to Ty musisz przekonać SKAT, że dany koszt faktycznie został poniesiony i miał związek z prowadzoną działalnością. Na portalu podatkiwdanii.dk dzielimy się praktyczną wiedzą, jak bezpiecznie prowadzić księgowość.
Alternatywne dowody księgowe akceptowane przez SKAT
Jeśli nie posiadasz faktury, nie wszystko stracone. Istnieje kilka dokumentów, które mogą ją zastąpić. Kluczowe jest, aby taki dokument zawierał jak najwięcej informacji pozwalających na identyfikację transakcji: datę, kwotę, dane sprzedawcy oraz możliwie precyzyjny opis tego, co zostało kupione.
-
Paragon kasowy (Kassabon): To najczęstszy zamiennik faktury, zwłaszcza przy mniejszych zakupach. Ważne, aby paragon był szczegółowy (tzw. `specificeret bon`), czyli zawierał nie tylko końcową kwotę, ale również listę zakupionych towarów lub usług. Zwykły paragon z terminala płatniczego z samą kwotą to za mało.
-
Wyciąg z konta bankowego lub karty firmowej: Sam wyciąg rzadko jest wystarczającym dowodem, ale stanowi doskonałe uzupełnienie innej dokumentacji. Potwierdza, że płatność faktycznie miała miejsce. W połączeniu np. z mailem z potwierdzeniem zamówienia, może stanowić solidny dowód.
-
Umowa lub kontrakt: W przypadku usług, zwłaszcza o charakterze ciągłym, dobrze sporządzona umowa pisemna może być podstawą do księgowania kosztów, zwłaszcza jeśli płatności są regularne i wynikają wprost z jej zapisów.
-
Dokumentacja własna (dowód wewnętrzny): W ostateczności, jeśli żadna z powyższych form nie jest dostępna, możesz sporządzić dokument wewnętrzny. Musisz w nim bardzo dokładnie opisać transakcję, podać prawdopodobne dane sprzedawcy, datę, kwotę i przede wszystkim uzasadnić, dlaczego nie posiadasz zewnętrznego dowodu zakupu. Jest to rozwiązanie ryzykowne i powinno być stosowane sporadycznie.
Prowadzenie księgowości wymaga skrupulatności, a w przypadku braku standardowych dokumentów, jeszcze większej staranności. Biuro rachunkowe AJ Økonomi Og Regnskab pomaga swoim klientom w utrzymaniu porządku w dokumentacji i ocenie, które dowody są wystarczające z punktu widzenia urzędu skarbowego.
Brak faktury a odliczenie VAT (MOMS)
O ile udokumentowanie kosztu dla celów podatku dochodowego jest w pewnych sytuacjach możliwe bez faktury, o tyle z odliczeniem podatku VAT (MOMS) sprawa jest znacznie trudniejsza. Duńskie przepisy dotyczące VAT są bardzo rygorystyczne. Zasadniczo, aby odliczyć naliczony VAT, musisz posiadać fakturę, która spełnia wszystkie formalne wymogi (m.in. zawiera numer CVR sprzedawcy i nabywcy, stawkę i kwotę VAT). Paragon, nawet szczegółowy, zazwyczaj nie uprawnia do odliczenia VAT. Dlatego zawsze, gdy to możliwe, proś o wystawienie pełnej faktury. To filozofia, którą promujemy w AJ Økonomi Og Regnskab – dbałość o szczegóły, która procentuje. Pamiętaj, że w erze cyfrowej księgowości, o której regularnie piszemy na podatkiwdanii.dk, przechowywanie i odnajdywanie dokumentów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Warto to wykorzystać i od początku budować solidne archiwum, które jest podstawą bezpiecznego biznesu wspieranego przez AJ Økonomi Og Regnskab.
