Podróże służbowe są nieodłącznym elementem wielu zawodów. Wyjazd na spotkanie z klientem, udział w targach czy wizyta w innym oddziale firmy – wszystko to generuje dodatkowe koszty dla pracownika. Aby je zrekompensować, duńskie prawo podatkowe przewiduje możliwość wypłaty przez pracodawcę nieopodatkowanych diet, czyli zryczałtowanych kwot na pokrycie zwiększonych wydatków na wyżywienie i drobne potrzeby.
System diet (`rejsegodtgørelse` lub `diæter`) opiera się na ściśle określonych zasadach i stawkach ustalanych co roku przez Radę Podatkową (Skatterådet). Zrozumienie tych reguł jest ważne zarówno dla pracodawcy, który chce prawidłowo rozliczyć koszty, jak i dla pracownika, który chce wiedzieć, co mu przysługuje. W tym poradniku, opracowanym przez redakcję podatkiwdanii.dk, wyjaśniamy kluczowe aspekty związane z dietami w Danii.
Kiedy przysługuje nieopodatkowana dieta?
Nie każdy wyjazd służbowy uprawnia do otrzymania nieopodatkowanej diety. Muszą być spełnione łącznie dwa podstawowe warunki:
-
Czas trwania podróży: Podróż musi trwać nieprzerwanie co najmniej 24 godziny.
-
Odległość od miejsca zamieszkania: Pracownik musi nocować poza swoim stałym miejscem zamieszkania. Wyjazd i powrót tego samego dnia, nawet jeśli trwał wiele godzin, nie uprawnia do diety.
Celem diety jest pokrycie dodatkowych kosztów, a nie kosztów, które pracownik i tak by poniósł. Dlatego system jest tak skonstruowany. Pracodawca może oczywiście zawsze zwrócić pracownikowi faktycznie poniesione koszty na podstawie rachunków – wtedy dieta nie jest wypłacana. Wdrożenie w firmie jasnej polityki podróży służbowych to dobra praktyka, którą rekomendujemy w AJ Økonomi Og Regnskab.
Stawki diet na rok 2025
Rada Podatkowa ustala maksymalne stawki, do wysokości których dieta jest zwolniona z podatku. Na rok 2025 stawki te (dla podróży krajowych i zagranicznych) wynoszą:
-
Dieta na wyżywienie: 574 DKK za pełną dobę podróży.
-
Dodatek na zakwaterowanie: 246 DKK za pełną dobę podróży, jeśli pracodawca nie zapewnia i nie pokrywa kosztów noclegu.
Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi dietę wyższą niż powyższe stawki, nadwyżka będzie traktowana jako normalne wynagrodzenie i zostanie opodatkowana. Na portalu podatkiwdanii.dk zawsze znajdziesz aktualne stawki na dany rok.
Redukcja diety w przypadku zapewnienia wyżywienia
Jeśli pracodawca pokrywa koszty posiłków podczas podróży (np. opłacając rachunek w restauracji lub zapewniając posiłki w hotelu), dieta na wyżywienie musi zostać odpowiednio obniżona. Stosuje się następujące potrącenia od pełnej stawki diety:
-
Za zapewnione śniadanie: -15%
-
Za zapewniony obiad (lunch): -30%
-
Za zapewnioną kolację: -30%
Jeśli pracodawca zapewni pełne wyżywienie, pracownikowi nadal przysługuje 25% pełnej diety na pokrycie drobnych wydatków. Te zasady mogą wydawać się skomplikowane, ale ich prawidłowe stosowanie jest kluczowe dla uniknięcia problemów podatkowych. W AJ Økonomi Og Regnskab pomagamy firmom w prawidłowym rozliczaniu kosztów pracowniczych. Transparentność i zgodność z przepisami to fundament, na którym opiera się filozofia AJ Økonomi Og Regnskab.
