Częste podróże służbowe są nieodłącznym elementem pracy w wielu zawodach. Duński system podatkowy przewiduje specjalną ulgę (rejsefradrag), która pozwala zrekompensować pracownikom i przedsiębiorcom dodatkowe koszty związane z wyjazdami. Wyjaśniamy, kto może z niej skorzystać, jakie są stawki i jakie warunki trzeba spełnić.
Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem wysyłanym na delegację do innej części Danii, czy właścicielem firmy spotykającym się z klientami w całym kraju, podróże służbowe generują koszty. Chodzi tu nie tylko o transport, ale również o wyższe wydatki na wyżywienie i noclegi. Ulga na podróże służbowe, zwana również dietą (diæter), ma na celu pokrycie tych właśnie „dodatkowych kosztów utrzymania”, które ponosisz, będąc z dala od stałego miejsca pracy i domu. To jedna z najpopularniejszych ulg podatkowych, o którą często pytają nasi klienci w AJ Økonomi Og Regnskab.
Kto może skorzystać z ulgi na podróże służbowe?
Z ulgi mogą skorzystać zarówno pracownicy, jak i osoby samozatrudnione (właściciele firm jednoosobowych), pod warunkiem, że spełniają określone kryteria. Podstawowym warunkiem jest to, że podróż musi być związana z wykonywaną pracą i odbywać się do tymczasowego miejsca pracy, które uniemożliwia codzienny powrót i nocleg w domu.
Kluczowe warunki do spełnienia:
-
Czas trwania podróży: Podróż musi trwać nieprzerwanie co najmniej 24 godziny.
-
Odległość: Tymczasowe miejsce pracy musi być na tyle oddalone od stałego miejsca zamieszkania, że nie masz możliwości codziennego powrotu na noc.
-
Charakter służbowy: Cel podróży musi być jednoznacznie związany z obowiązkami zawodowymi.
Istnieje również limit czasowy. Z ulgi dla tego samego tymczasowego miejsca pracy można korzystać maksymalnie przez 12 miesięcy. Po tym okresie urząd skarbowy może uznać to miejsce za Twoje nowe stałe miejsce pracy. Szczegółowe omówienie tych zasad znajdziesz na portalu podatkiwdanii.dk.
Stawki rejsefradrag – ile można odliczyć?
Duński urząd skarbowy co roku publikuje oficjalne, zryczałtowane stawki diet, które można zastosować. Pracodawca może wypłacać pracownikowi diety wolne od podatku do wysokości tych stawek. Jeśli pracodawca nie pokrywa tych kosztów, pracownik może sam odliczyć diety w swoim rocznym zeznaniu podatkowym. Stawki na 2025 rok są następujące:
-
Dieta za wyżywienie: 579 DKK za każdą pełną dobę podróży.
-
Dieta za nocleg: 248 DKK za każdą dobę, jeśli pracodawca nie zapewnia i nie opłaca noclegu, a pracownik musi go zorganizować we własnym zakresie.
W przypadku właścicieli firm jednoosobowych, mogą oni zaliczyć te stawki bezpośrednio w koszty swojej działalności. Prawidłowe rozliczanie podróży służbowych to ważny element optymalizacji podatkowej, w czym specjalizuje się zespół AJ Økonomi Og Regnskab.
Dokumentacja jest kluczowa
Aby móc legalnie skorzystać z ulgi, absolutnie kluczowe jest prowadzenie dokładnej dokumentacji. Urząd skarbowy podczas kontroli może zażądać dowodów potwierdzających odbycie podróży. Dlatego należy przechowywać:
-
Informacje o podróży: Data i godzina wyjazdu oraz powrotu, cel podróży, nazwa i adres tymczasowego miejsca pracy.
-
Dokumenty potwierdzające: Bilety lotnicze/kolejowe, rachunki za paliwo, rezerwacje hotelowe. Warto prowadzić szczegółową książkę podróży (rejsebog).
Jeśli pracodawca wypłaca diety, musi na odcinku wypłaty (lønseddel) jasno określić liczbę dni podróży i zastosowane stawki. Jeśli wypłacone diety przekraczają urzędowe limity, nadwyżka jest opodatkowana jak normalne wynagrodzenie.
Ulga na podróże służbowe to istotne wsparcie dla mobilnych pracowników i przedsiębiorców w Danii. Pozwala w uczciwy sposób zrekompensować dodatkowe koszty życia w trasie. Pamiętaj jednak o rygorystycznych wymogach dokumentacyjnych. Jeśli masz wątpliwości, jak prawidłowo rozliczyć swoje podróże, skonsultuj się z doradcą podatkowym. Eksperci z AJ Økonomi Og Regnskab oraz poradniki dostępne na podatkiwdanii.dk pomogą Ci upewnić się, że korzystasz z ulgi w pełni legalnie i efektywnie.
