Wysyłasz pracowników w podróże służbowe na terenie Danii lub za granicę? Jako pracodawca masz obowiązek prawidłowo rozliczyć koszty delegacji, w tym diety, noclegi i transport. Znajomość duńskich przepisów w tym zakresie jest kluczowa, aby uniknąć problemów podatkowych i zapewnić pracownikom sprawiedliwy zwrot poniesionych wydatków.
Duński urząd skarbowy (SKAT) precyzyjnie określa zasady, na jakich można dokonywać zwrotu kosztów podróży służbowych w formie nieopodatkowanej. Niedostosowanie się do tych reguł może skutkować uznaniem wypłaconych kwot za dodatkowy dochód pracownika, od którego trzeba będzie zapłacić podatek i składki. Prawidłowe rozliczanie delegacji pracowniczych w Danii to zatem nie tylko kwestia dobrej praktyki, ale przede wszystkim wymóg prawny. W tym artykule wyjaśniamy podstawowe zasady dotyczące diet i zwrotu kosztów.
Zwrot kosztów: Diety czy rachunki?
Pracodawca ma dwie podstawowe metody na pokrycie zwiększonych kosztów pracownika związanych z wyżywieniem i zakwaterowaniem podczas podróży służbowej. Wybór metody zależy od polityki firmy i musi być stosowany konsekwentnie.
Pierwsza metoda to zwrot kosztów na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych rachunkami. Pracownik zbiera wszystkie paragony za posiłki i noclegi, a firma zwraca mu dokładnie taką kwotę, jaką wydał. Druga, znacznie popularniejsza i prostsza administracyjnie metoda, to wypłata standardowych, nieopodatkowanych diet (skattefri rejsegodtgørelse) według stawek określonych przez SKAT. Wypłata diet nie wymaga przedstawiania rachunków za jedzenie, co znacznie upraszcza proces rozliczeń. Warto pamiętać, że jeśli firma zapewnia pracownikowi bezpłatne posiłki, kwota diety musi zostać odpowiednio zredukowana. Złożoność tych obliczeń sprawia, że wiele firm zleca obsługę płac i rozliczeń delegacji specjalistom, takim jak biuro AJ Økonomi Og Regnskab.
Warunki i stawki nieopodatkowanych diet
Aby móc wypłacić pracownikowi nieopodatkowaną dietę, podróż służbowa musi spełniać określone warunki. Po pierwsze, musi trwać nieprzerwanie co najmniej 24 godziny. Po drugie, pracownik musi nocować poza swoim stałym miejscem zamieszkania i nie mieć możliwości codziennego powrotu do domu. SKAT co roku publikuje maksymalne stawki diet. Na rok 2025 wynoszą one:
-
Dieta na wyżywienie: 574 DKK za każdą pełną dobę podróży.
-
Dieta na zakwaterowanie: 246 DKK za każdą pełną dobę podróży, jeśli pracownik nie przedstawia rachunku za nocleg (np. nocuje u znajomych).
Portal podatkiwdanii.dk zawsze publikuje aktualne stawki, dlatego warto tam zaglądać.
Rozliczanie kosztów transportu i innych wydatków
Poza dietami, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów transportu. Jeśli pracownik korzysta z transportu publicznego (samolot, pociąg), zwrot następuje na podstawie biletów. Jeśli natomiast pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych, przysługuje mu zwrot kosztów w formie tzw. kilometrówki (kørselsgodtgørelse) według stawek SKAT. Podobnie jak diety, kilometrówka jest nieopodatkowana do określonego limitu. Pracodawca musi prowadzić dokładną ewidencję podróży służbowych każdego pracownika, zawierającą daty, cele i trasy wyjazdów. To kluczowy dokument w razie kontroli skarbowej. Prawidłowe i terminowe rozliczanie delegacji pracowniczych w Danii to ważny element zarządzania finansami firmy. Zespół AJ Økonomi Og Regnskab oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie administracji płacowej, co pozwala przedsiębiorcom skupić się na biznesie, mając pewność, że wszystkie formalności są spełnione. Czerpanie wiedzy z wiarygodnych źródeł, jak podatkiwdanii.dk, jest również kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami.
